Ceci est une VRAIE photo prise en 2022 chez un professionnel de santé, et chaque fiche cartonnée est liée à un client.
J'aime les histoires. Surtout celles qui parlent de l'humain et du travail. L'autre jour, je discutais avec un professionnel de santé qui venait de prendre sa retraite. Installé depuis 1988, il avait géré les dossiers de tous ses clients de la même manière : des fiches cartonnées, bien rangées dans des classeurs. Sa secrétaire médicale avait un grand sourire, et les classeurs ne cessaient de s'empiler, mais tout fonctionnait.
C'est une histoire qui sonne comme une douce nostalgie, celle d'un temps où les choses étaient plus simples. Un temps où "faire avec" était une vertu. Mais c'est aussi une histoire qui mérite qu'on y regarde de plus près, parce qu'elle révèle les défis d'aujourd'hui.
Mon interlocuteur avait toujours eu un carnet de rendez-vous plein. Il avait ses clients, ses rituels, et ça marchait. Du moins en apparence. Car derrière ces mètres linéaires d'archives, se cachent des failles qu'un dirigeant d'entreprise doit absolument prendre en compte :
Entre la "religieuse conservation des documents papiers" et l'idéale dématérialisation, il n'y a pas de solution unique, mais une posture à adopter. La transformation digitale, ce n'est pas seulement remplacer le papier par un écran. C'est l'alignement de la stratégie de l'entreprise avec ses outils numériques. C'est un voyage, pas une destination.
Pour mon interlocuteur, une solution aurait été de remplacer ses classeurs par un logiciel. Une base de données sécurisée, sauvegardée, organisée, qui lui aurait permis, même après son départ, de transmettre un patrimoine informationnel de grande valeur à son successeur. C'est l'outil qui s'adapte au métier, et non l'inverse.
Mais la transformation ne s'arrête pas là. Elle offre une opportunité de repenser ses processus, de libérer du temps pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme la relation client, le développement de son offre ou la formation de ses équipes.
Vous vous demandez peut-être par où commencer ? Ne cherchez pas à tout révolutionner d'un coup. Prenez une feuille de papier et un stylo. Pensez à vos cinq processus les plus fréquents (la gestion des devis, le suivi client, etc.). Où se cachent les documents ? Combien de fois sont-ils saisis ? Qui y a accès ? Notez tout. Cet exercice tout simple vous donnera une vision claire des premiers points à améliorer, sans avoir à vous lancer dans un grand projet complexe.
Alors, où vous situez-vous sur ce chemin ? Votre gestion de documents est-elle une source de fierté ou de stress ? Vos outils numériques vous donnent-ils le vertige, ou sont-ils des leviers de croissance ? C'est le moment d'y réfléchir. Parce qu'assumer sa différence, ce n'est pas rester dans le passé, mais bien utiliser le meilleur de la technologie pour se propulser vers l'avenir.
