MMS : Planning d'entretien des machines

Chez une PME spécialisée dans la maintenance de machines industrielles, le savoir-faire est une fierté. Mais cette excellence technique reposait sur un maillon faible, une source de stress permanent : la planification des interventions. Le responsable du planning, véritable homme-orchestre, jonglait quotidiennement avec un cahier papier, des dizaines d'appels et une mémoire mise à rude épreuve.

Les antagonistes de cette histoire n'étaient pas des concurrents, mais des forces insidieuses :

• L'information éclatée : Des disponibilités de techniciens notées sur un post-it, des détails de pannes dans un email, des adresses clients dans un autre fichier...
• L'urgence constante : Chaque appel d'un client mécontent ou d'un technicien bloqué venait court-circuiter l'organisation précaire.
• L'absence de visibilité : Impossible de savoir en un coup d'œil qui était où, quelles étaient les priorités ou d'anticiper la charge de travail de la semaine suivante.

L'incident déclencheur ? Une double réservation d'un technicien clé sur deux sites clients critiques le même jour. La conséquence : un client majeur furieux, des heures perdues en réorganisation et une prise de conscience brutale pour le dirigeant. Le coût du statu quo n'était plus seulement financier (temps perdu, risque de pénalités), il était devenu humain (stress, démotivation) et stratégique (image de fiabilité écornée).

La question n'était plus "comment mieux faire ?", mais est devenue : "Et si nous pouvions transformer ce centre de coût et de stress en un avantage concurrentiel visible et serein ?"

Face à ce défi, la tentation aurait été de chercher un logiciel complexe, une usine à gaz promettant de tout résoudre. La réponse de Kongruence a été radicalement différente, fondée sur une double expertise en stratégie de transformation et en pilotage de projets agiles.

L'intervention n'a pas débuté par une ligne de code, mais par une immersion. Comprendre le quotidien du planificateur, cartographier ses gestes, ses irritants. C'est de cette phase d'écoute, mêlant design stratégique et pragmatisme technique, qu'est née la conviction : il fallait un outil d'une simplicité radicale, un copilote digital et non un nouveau fardeau.

La solution s'est construite autour de trois principes directeurs :

1. Une source unique de vérité : Toutes les informations (clients, machines, techniciens, interventions) centralisées et accessibles en deux clics.
2. Une visibilité immédiate : Un planning visuel, interactif, où chaque intervention est une carte déplaçable, colorée selon son statut.
3. L'automatisation intelligente : Des notifications automatiques aux techniciens, des rapports d'activité générés en fin de semaine.

Pour matérialiser cette vision rapidement et de manière itérative, le choix de la technologie no-code Bubble s'est imposé. S'appuyant sur une solide expérience en développement et en gestion de projet, Kongruence a architecturé et développé une application web sur-mesure en quelques semaines, en impliquant le planificateur à chaque étape. Chaque écran, chaque bouton a été pensé pour et avec lui.

Le passage de l'ancien au nouveau système n'a pas été une simple mise à jour, mais une véritable métamorphose.

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Avant

❌ 4 heures/jour de planification réactive

❌ Stress et appels incessants

❌ Risque d'erreurs et d'oublis

❌ Clients dans le flou

Après

✅ Moins d'1 heure/jour de pilotage proactif

✅ Visibilité et anticipation depuis un tableau de bord unique

✅ Fiabilité des données et traçabilité complète

✅ Communication client fluide et professionnelle

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Au-delà des métriques, la vraie victoire est humaine et stratégique :

• Valeur Humaine : Le planificateur a retrouvé la maîtrise de son métier. La charge mentale a laissé place à la sérénité et à la capacité d'analyse. L'outil est devenu une source de fierté.
• Valeur Stratégique : MMS projette désormais une image de rigueur et de modernité. La data collectée sur les pannes et les temps d'intervention constitue un trésor pour optimiser l'offre de service et même envisager la maintenance prédictive.
• Le Rôle de Kongruence : Kongruence n'a pas seulement "livré un logiciel". En tant que partenaire stratégique, Kongruence a apporté la vision pour transformer un point de douleur opérationnel en un actif numérique, créant ainsi une fondation solide pour la croissance future de l'entreprise. Le projet a démontré qu'une transformation digitale réussie est avant tout une question d'alignement entre l'humain, le processus et l'outil.